Miért NE használj GMail-t üzleti levelezésre?

Kézenfekvő, hogy levelezésünket Google fiókból intézzük, mert minden eszközön működik, és szinte minden felhőalapú szoftverrel kompatibilis. Ráadásul a privát felhasználásra tervezett GMail (ahol az e-mail címed így néz ki: neved@gmail.com) “ingyen” van, legalábbis nem pénzzel fizetsz érte. Ezért rendkívül kelendő alkalmazás, olyannyira, hogy a hazai kkv-k is előszeretettel használják, és még a cégnyilvántartásban is sokan ezt tüntetik fel. Ezen leveleznek a NAV-val és az összes hivatalos (céges) ügyüket is itt intézik. 

Már az ókori görögök is küldtek üzenetet, csak ők még maratont futottak egy-egy sürgős közleménnyel. A rómaiak szerint pedig üzenetet küldeni ahogy hajózni is szükséges (kell). A Google pedig 2004-ben ezen ókori hagyományokra visszatekintve bevezette ingyenes e-mail szolgáltatását magánszemélyeknek, amit először csak meghívóval lehetett igénybe venni. Majd 2007-ben szélesre tárta a kapukat. A siker titka a korlátlannak tűnő (kezdetben 1GB) és folyamatosan növekvő tárhely volt. No meg a látszólagos ingyenesség.

1. Személyes adatok = céges adatok

A @gmail.com-os e-mail címedet használva személyes adataiddal fizetsz a Google-nek. Azaz minden tevékenységedet igen a levelezésedet is algoritmusok értelmezik, és ez alapján például hirdetéseket jelenítenek meg számodra. Ha céges levelezésre használod mert például a dedikált céges e-mail szerver éppen elérhetetlen az üzleti adataiddal ugyanez történik. (A levelezőpartneredével is.)

A Google üzleti felhasználóknak tervezett rendszere a Google Workspace (korábban G Suite, még korábban Google Apps for Work) szerződésében ez áll: A Google Workspace-ben nincsenek hirdetések. A Google szerződésben vállalja, hogy – a GMail-től eltérően – nem dolgozza fel az ügyféladatokat hirdetési célból, céges adataidat pedig olyan biztonsági szabványok szerint őrzi, mint a sajátját.

A GMail-ben tehát ez nem így van. Tudnod kell, hogy ingyenes szolgáltatást veszel igénybe, és

a leveleid az algoritmusok számára éppúgy megismerhetőek, mint az, hogy hol, kivel és éppen mit csinálsz. Csak az előbbit még írásba is adod.

Bár az adatok felhasználását a Google nagy körültekintéssel teszi (erről itt olvashatsz), de mégiscsak ezekből él. Az ingyenes szolgáltatásoknak ez ad üzleti létjogosultságot.

2. Áldozat a hitelesség oltárán

Mit gondolsz, mennyire megbízható az a cég, aki üzleti levelezését egy ingyenes rendszeren keresztül intézi? A címzettek nemcsak az e-mailed tartalma és címe alapján ítélnek meg téged. Itt van néhány “kósza” gondolat, amelyek vélhetően eszükbe jut, amikor „üzleti” e-mailt kapnak tőled egy GMail-fiókból.

Miért használ ez ingyenes GMail-fiókot? Vajon teljesen legális vállalkozás vagy csak “fogalmatlan”?

Mennyire vehetem komolyan a cégét, hiszen még arra sem veszi a fáradságot, hogy egy biztonságos saját domain-ről levelezzen velem.(?)

Ez a cég nem lehet túl jövedelmező, a minősége gyenge, megbízhatósága valószínűleg alacsony. A brand pedig…

Ilyen kételyeket ébresztesz és benyomásokat közölsz azokkal a potenciális ügyfelekkel, akiknek @gmail.com-os e-mail címről küldesz üzenetet. És még egy sort sem olvastak a leveledből…

Amikor először találkozol üzleti partnereiddel, mindent meg akarsz tenni, hogy profinak tartsanak. Az öltözékedtől, a viselkedésedig tudatosan törekszel a hitelességre, mivel tudod, hogy mindez szükséges ahhoz, hogy sikeres légy az üzletszerzésben.

GMail-es e-mail címről üzleti levelet írni, olyan, mint klottgatyában besétálni egy hivatalos tárgyalásra. Végül is takar…

Mennyire komolyan vehető számodra, amikor GMail postafiókodba “visszautasíthatalan” üzleti ajánlatot kapsz egy @citromail.hu-s címről? Előfordult már? Lett belőle üzlet?

3. Kontroll nélkül

A céges e-mail fiók értékes információkat tartalmaz kapcsolatok e-mail címei és telefonszámai, üzleti partnerekkel kötött megállapodások, a projektek előzményei és előrehaladása, tárgyalások a beszállítókkal.

Ezek bizalmas üzleti információk, amelyeket a lehető legjobban meg akarsz védeni. Mégsem teszed, ha GMail-t vagy bármely más ingyenes e-mail platformot használod.

Ha a csapatod tagjai a GMailt (is) használják az üzleti levelezésükre, akkor nem tudod ellenőrizni, hogy mikor változtatják meg a jelszavukat. Ha elhagyják a vállalatod, akkor csak bízhatsz benne, hogy azt a fiókot törlik. A céges adatokat, például az ügyfeleid neve, címe, elérhetőségei (amihez már ugye nem férhetne hozzá) nem használja fel ellened. Ha problémák merülnek fel egy alkalmazottaddal kapcsolatban, akkor sem tudod ellenőrizni az e-mail levelezését. Ez veszélybe sodorhatja üzleti kapcsolataidat, de akár be is döntheti a céged.

+ 1 Nomen est omen

És a saját domained is egy előjel(zés). A márkád nem csupán a cég neve, a logója, hanem érzelmek és gondolatok összessége, amelyet mások társítanak hozzá. Minden elküldött e-mail lehetőséget kínál a brand-ed ismertebbé tételére.

Egy jól megtervezett első üzleti e-mail sziszifuszi munka. Világosan mutatja, hogy mekkora erőfeszítést teszel, amikor nagy gondossággal megírod, és sokkal több üzenetet fog közvetíteni, mint pusztán a bennük szereplő szavaid. De ha ezt agyoncsapod egy @gmail.com-os e-mail címmel, akkor jobb ha bele sem kezdesz a levélírásba.

* * *

A fenti dilemmák nemcsak a GMailt érintik, minden ingyenes e-mail szolgáltatónál számolnod kell ezekkel a problémákkal.

De szerintünk a GMail igenis jó megoldás, sőt talán a legjobb, de nem üzleti levelezésre.

No igen, de akkor mit használj?

A javaslatot már fent leírtuk: Google Workspace. Ez a Google üzleti felhasználásra készített irodai rendszere, sokkal több, mint egy egyszerű e-mail rendszer.
miközben a jól ismert GMail felületet használod, Google által garantált biztonságot kapsz
saját domain alatt fogsz levelezni, így hitelesen kommunikálhatsz potenciális ügyfeleiddel
valamennyi céges postafiókot közvetlenül felügyelhetsz, egy fiókot sem vehetnek el tőled
a rendszergazdád a Google lesz, illetve a Google partnernek kinevezett cégei segítenek neked

És igen, mindez pénzbe kerül, fiókonként legalább 5,2 euro-ba. De, gondold csak meg, hogy mennyit költesz a céged arculatára, az irodád biztonságára, a munkatársaidra. Talán nem is olyan sok ez.

* * *

Többet akarsz tudni?

írj nekünk levelet: a workspace@exaro.hu e-mail címre.
(Igen, ez is üzleti e-mail cím, és most az sem baj, ha @gmail.com-os címről írsz.)

Már döntöttél? Kell a Workspace? Az EXARO a néhány hazai Google Cloud Partner egyike. Segítünk a bevezetésben: kattints ide.

Iratkozz fel az alábbi űrlapon, a Workspace tippek és trükkök csatornánkra teljesen ingyenesen. Spam-et nem küldünk, csupán sok-sok apró tanácsot és ötletet. Rendszeresen. És természetesen bármikor leiratkozhatsz.

 

 

Feliratkozás


Ὦ ξεῖν᾿, ἀγγέλλειν Λακεδαιµονίοι̋ ὅτι τῇδε
κείµεθα τοῖ̋ κείνων ῥήµασι πειθόµενοι.

Szimonidész epigrammája (a thermopülai ütközet emlékére – Kr.e. 480.)