Miért NE használj GMail-t üzleti levelezésre?

Kézenfekvő, hogy levelezésünket Google fiókból intézzük, mert minden eszközön működik, és szinte minden felhőalapú szoftverrel kompatibilis. Ráadásul a privát felhasználásra tervezett GMail (ahol az e-mail címed így néz ki: neved@gmail.com) „ingyen” van, legalábbis nem pénzzel fizetsz érte. Ezért rendkívül kelendő alkalmazás, olyannyira, hogy a hazai kkv-k is előszeretettel használják, és még a cégnyilvántartásban is sokan ezt tüntetik fel. Ezen leveleznek a NAV-val és az összes hivatalos (céges) ügyüket is itt intézik. 

Már az ókori görögök is küldtek üzenetet, csak ők még maratont futottak egy-egy sürgős közleménnyel. A rómaiak szerint pedig üzenetet küldeni – ahogy hajózni is – szükséges (kell). A Google pedig 2004-ben ezen ókori hagyományokra visszatekintve bevezette ingyenes e-mail szolgáltatását magánszemélyeknek, amit először csak meghívóval lehetett igénybe venni. Majd 2007-ben szélesre tárta a kapukat. A siker titka a korlátlannak tűnő (kezdetben 1GB) és folyamatosan növekvő tárhely volt. No meg a látszólagos ingyenesség.

1. Személyes adatok = céges adatok

A @gmail.com-os e-mail címedet használva személyes adataiddal fizetsz a Google-nek. Azaz minden tevékenységedet – igen a levelezésedet is – algoritmusok értelmezik, és ez alapján például hirdetéseket jelenítenek meg számodra. Ha céges levelezésre használod – mert például a dedikált céges e-mail szerver éppen elérhetetlen – az üzleti adataiddal ugyanez történik. (A levelezőpartneredével is.)

A Google üzleti felhasználóknak tervezett rendszere a Google Workspace (korábban G Suite, még korábban Google Apps for Work) szerződésében ez áll: A Google Workspace-ben nincsenek hirdetések. A Google szerződésben vállalja, hogy – a GMail-től eltérően – nem dolgozza fel az ügyféladatokat hirdetési célból, céges adataidat pedig olyan biztonsági szabványok szerint őrzi, mint a sajátját.

A GMail-ben tehát ez nem így van. Tudnod kell, hogy ingyenes szolgáltatást veszel igénybe, és

a leveleid az algoritmusok számára éppúgy megismerhetőek, mint az, hogy hol, kivel és éppen mit csinálsz. Csak az előbbit még írásba is adod.

Bár az adatok felhasználását a Google nagy körültekintéssel teszi (erről itt olvashatsz), de mégiscsak ezekből él. Az ingyenes szolgáltatásoknak ez ad üzleti létjogosultságot.

2. Áldozat a hitelesség oltárán

Mit gondolsz, mennyire megbízható az a cég, aki üzleti levelezését egy ingyenes rendszeren keresztül intézi? A címzettek nemcsak az e-mailed tartalma és címe alapján ítélnek meg téged. Itt van néhány „kósza” gondolat, amelyek vélhetően eszükbe jut, amikor „üzleti” e-mailt kapnak tőled egy GMail-fiókból.

– Miért használ ez ingyenes GMail-fiókot? Vajon teljesen legális vállalkozás vagy csak „fogalmatlan”?

– Mennyire vehetem komolyan a cégét, hiszen még arra sem veszi a fáradságot, hogy egy biztonságos saját domain-ről levelezzen velem.(?)

– Ez a cég nem lehet túl jövedelmező, a minősége gyenge, megbízhatósága valószínűleg alacsony. A brand pedig…

Ilyen kételyeket ébresztesz és benyomásokat közölsz azokkal a potenciális ügyfelekkel, akiknek @gmail.com-os e-mail címről küldesz üzenetet. És még egy sort sem olvastak a leveledből…

Amikor először találkozol üzleti partnereiddel, mindent meg akarsz tenni, hogy profinak tartsanak. Az öltözékedtől, a viselkedésedig tudatosan törekszel a hitelességre, mivel tudod, hogy mindez szükséges ahhoz, hogy sikeres légy az üzletszerzésben.

GMail-es e-mail címről üzleti levelet írni, olyan, mint klottgatyában besétálni egy hivatalos tárgyalásra. Végül is takar…

Mennyire komolyan vehető számodra, amikor GMail postafiókodba „visszautasíthatalan” üzleti ajánlatot kapsz egy @citromail.hu-s címről? Előfordult már? Lett belőle üzlet?

3. Kontroll nélkül

A céges e-mail fiók értékes információkat tartalmaz – kapcsolatok e-mail címei és telefonszámai, üzleti partnerekkel kötött megállapodások, a projektek előzményei és előrehaladása, tárgyalások a beszállítókkal.

Ezek bizalmas üzleti információk, amelyeket a lehető legjobban meg akarsz védeni. Mégsem teszed, ha GMail-t vagy bármely más ingyenes e-mail platformot használod.

Ha a csapatod tagjai a GMailt (is) használják az üzleti levelezésükre, akkor nem tudod ellenőrizni, hogy mikor változtatják meg a jelszavukat. Ha elhagyják a vállalatod, akkor csak bízhatsz benne, hogy azt a fiókot törlik. A céges adatokat, például az ügyfeleid neve, címe, elérhetőségei (amihez már ugye nem férhetne hozzá) nem használja fel ellened. Ha problémák merülnek fel egy alkalmazottaddal kapcsolatban, akkor sem tudod ellenőrizni az e-mail levelezését. Ez veszélybe sodorhatja üzleti kapcsolataidat, de akár be is döntheti a céged.

+ 1 Nomen est omen

És a saját domained is egy előjel(zés). A márkád nem csupán a cég neve, a logója, hanem érzelmek és gondolatok összessége, amelyet mások társítanak hozzá. Minden elküldött e-mail lehetőséget kínál a brand-ed ismertebbé tételére.

Egy jól megtervezett első üzleti e-mail sziszifuszi munka. Világosan mutatja, hogy mekkora erőfeszítést teszel, amikor nagy gondossággal megírod, és sokkal több üzenetet fog közvetíteni, mint pusztán a bennük szereplő szavaid. De ha ezt agyoncsapod egy @gmail.com-os e-mail címmel, akkor jobb ha bele sem kezdesz a levélírásba.

* * *

A fenti dilemmák nemcsak a GMailt érintik, minden ingyenes e-mail szolgáltatónál számolnod kell ezekkel a problémákkal.

De szerintünk a GMail igenis jó megoldás, sőt talán a legjobb, de nem üzleti levelezésre.

No igen, de akkor mit használj?

A javaslatot már fent leírtuk: Google Workspace. Ez a Google üzleti felhasználásra készített irodai rendszere, sokkal több, mint egy egyszerű e-mail rendszer.
– miközben a jól ismert GMail felületet használod, Google által garantált biztonságot kapsz
– saját domain alatt fogsz levelezni, így hitelesen kommunikálhatsz potenciális ügyfeleiddel
– valamennyi céges postafiókot közvetlenül felügyelhetsz, egy fiókot sem vehetnek el tőled
– a rendszergazdád a Google lesz, illetve a Google partnernek kinevezett cégei segítenek neked

És igen, mindez pénzbe kerül, fiókonként legalább 5,2 euro-ba. De, gondold csak meg, hogy mennyit költesz a céged arculatára, az irodád biztonságára, a munkatársaidra. Talán nem is olyan sok ez.

* * *

Többet akarsz tudni?

írj nekünk levelet: a workspace@exaro.hu e-mail címre.
(Igen, ez is üzleti e-mail cím, és most az sem baj, ha @gmail.com-os címről írsz.)

Már döntöttél? Kell a Workspace? Az EXARO a néhány hazai Google Cloud Partner egyike. Segítünk a bevezetésben: kattints ide.

Iratkozz fel az alábbi űrlapon, a Workspace tippek és trükkök csatornánkra teljesen ingyenesen. Spam-et nem küldünk, csupán sok-sok apró tanácsot és ötletet. Rendszeresen. És természetesen bármikor leiratkozhatsz.

Ὦ ξεῖν᾿, ἀγγέλλειν Λακεδαιµονίοι̋ ὅτι τῇδε
κείµεθα τοῖ̋ κείνων ῥήµασι πειθόµενοι.

Szimonidész epigrammája (a thermopülai ütközet emlékére – Kr.e. 480.)